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E-administration, conduire un projet

OBJECTIFS

Comment conduire un projet d’e-Administration qui impacte l’ensemble des directions d’un ministère, d’une institution, d’une collectivité ? A travers plusieurs cas concrets, vous participerez à l’élaboration d’un projet impliquant des acteurs internes et externes à votre institution. Chaque étape du projet est l’occasion d’analyses et de présentations d’exemples concrets. Suite à cette formation, vous posséderez la démarche opérationnelle nécessaire pour mener à bien un projet de cette envergure. Appréhender la démarche opérationnelle nécessaire pour définir, mener et évaluer un projet de e-Administration au sien d’une administration nationale ou territoriale.

Participants

Directions fonctionnelles et opérationnelles. Chargés de mission. Maîtrise d’ouvrage/Maîtrise d’oeuvre. Direction de la communication. Direction des systèmes d’information.

Pré-requis

Connaître les principes d’Internet et les particularités du secteur public.

Intervenant

Jean-François GALANO. Consultant fonctionnel, il est spécialisé dans l’accompagnement de maîtrise d’ouvrage sur des projets transversaux autour du système d’information.

Etude de cas Durant la formation, un cas de référence sera utilisé comme fil conducteur pour illustrer et permettre d’expérimenter toutes les notions abordées. De nombreux exercices pratiques ponctuent également la formation (recherches avancées sur Internet, travaux individuels et en groupes).

Contenu

Analyse des fondements du projet

De « l’informatique pour tous » à la « e-administration »
 Historique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication au sein des institutions françaises, au regard des évolutions européennes.
 Sites Internet, Intranet et Extranet : comprendre les typologies de projets par des exemples concrets.
 Définition de termes clés utilisés durant la formation : e-gouvernance, gestion de la relation citoyenne, portail, travail collaboratif, système d’information,...

Définition du projet et bénéfices attendus

 Définir son projet et décrire les bénéfices attendus sur les différents modes de relation et sur l’organisation.
 Identifier les populations impactées. Catégorisation horizontale et verticale des populations internes et externes. Identification des leviers et des bénéfices par cibles.
 Vendre le projet en interne. Première analyse budgétaire.

Evaluation de l’« institution interactive » par rapport au projet

 Choisir des indicateurs fiables : gestion de la relation, gestion de l’interactivité, analyse des statistiques internes et externes... Créer de nouveaux indicateurs au regard du projet à réaliser.
 Cartographie, ouverture, interopérabilité : analyse du système d’information et du schéma directeur.
 Les projets transversaux, le travail collaboratif, la gestion des procédures internes, l’utilisation de l’intranet : analyse des échanges au sein de l’institution.

Modélisation du projet et analyse des impacts

 De l’état initial à l’état final, formaliser le cadre réglementaire pour les actions à réaliser, formaliser les données fermes et les axes flexibles.
 Cartographier le modèle attendu : impact en termes de relation, d’organisation, d’investissement, d’architecture technique.
 Première identification des outils nécessaires et clarification du périmètre fonctionnel.

Présentation des outils de l’e-administration

Les télé-procédures : principes, mise en place et gestion
 Comprendre les différents types de télé-procédures et les concepts associés : certification, tiers de confiance, processus de validation, signature électronique.
 Retours d’expérience de télé-procédures : marchés publics, domaine social, service-public.fr. Les services impactés par la mise en place de télé-procédures au sein d’une administration.
 Les outils techniques du marché.

La notion de portail d’administration et de guichet unique

 Concept et principe du portail comme point d’entrée sur le système d’information. Les différents types de portails. Exemples d’outils portail.
 Les problématiques inhérentes au portail : guichet unique, mot de passe unique, socle technique...

La gestion de la relation citoyenne

 Principes et champs d’action de la gestion de la relation citoyenne. Les outils disponibles et leurs périmètres fonctionnels généraux.
 Exemples de mise en oeuvre.

L’accessibilité des services

 Principes et normes de l’accessibilité. Comment rendre un projet « accessible ». Exemple de mise en oeuvre.

Les Web Services

 Principes et concepts associés aux Web services : présentation d’exemples concrets dans le domaine de l’e-administration.
 Comment intégrer des Web Services au sein de son projet Web.

Recueil des besoins et gestion des exigences

 Qui organise et comment la démarche de recueil des attentes ?
 Hiérarchiser les exigences pour formaliser un périmètre : exemple de grille de critères.
 Choisir les périmètres successifs pour le projet et identifier les processus de validation.

La notion de « webisation »

 La notion de webisation pour appréhender les évolutions de l’e-administration. De l’existant progiciel à l’application Web.
 Exemple de services proposés : aide juridique, gestion sociale, transports départementaux,...
 Définir de nouveaux services à partir d’un existant métier.

Choisir un prestataire, organiser un appel d’offres

 Evaluer le coût global par type de projet Web. Analyse budgétaire d’exemples proposés par les participants.
 Les différentes prestations et leurs modes de chiffrage : agence de communication, sociétés de service, éditeurs, cabinets de conseil. Quels interlocuteurs pour quelles prestations ? Analyse rapide des solutions du marché en fonction des objectifs de la solution attendue.
 Les différentes formes d’appel d’offres. Comment choisir la forme juridique des marchés à passer ?
 Rédiger un cahier des charges. Etapes et contenus.

Principales étapes du développement d’un projet

 Présentation de l’ensemble des étapes d’un projet Web, répartition des tâches en fonction des compétences internes et externes et des phases du projet : conception, réalisation, test, hébergement...

Accompagner le changement

 Comment conduire et accompagner le changement ? Exemple de démarches réalisées.
 Définir un plan de formation vers l’ensemble des populations impactées. Présentation d’un plan de formation réalisé pour un portail.
 Définir un plan de communication interne et externe. Exemples de plan de communication.

Faire vivre un projet d’e-administration

 Organiser et optimiser la gestion d’un site
 Animer un réseau de correspondants internes et externes. Description des profils de postes et des tâches associées.
 Evaluer un dispositif d’e-gouvernance
 Analyse du site : statistiques de fréquentation, échanges, pages vues...
 Les retours de populations ciblées : élaborer un questionnaire en ligne.
 La veille : optimiser ses actions de veille dans le domaine de l’e-administration.

Promouvoir la cyber-administration : optimiser le site Web

 Définir une stratégie de communication en ligne, vendre les trois produits de l’institution. Gérer le cycle rédaction-publication-validation.
 Gérer la crise sur Internet.
 Définition et principes généraux d’une politique de service en ligne en fonction des cibles.

Utiliser les actions hors ligne

 Hors ligne, relais de l’information en ligne (espace public numérique, cyber-centre, participation aux salons,...).
 Ville Internet, label, concours : valoriser l’action de l’institution.

Synthèse

 Résumé des notions et concepts abordés.
 Ouverture sur les évolutions des projets e-administration.